Migrar a SharePoint Online: ¿En qué punto estamos?
Migrar a SharePoint Online puede aportarle múltiples beneficios a tu negocio. Incluso, en el caso de que ya estés usando este software de gestión de archivos que cuenta con tecnología Microsoft. En este post queremos explicarte cuáles son las ventajas de este software y cómo puedes sacarles el máximo provecho para tu empresa.
Antes que nada, conviene definir muy bien qué es SharePoint. De acuerdo con Microsoft, se trata de una solución que permite almacenar, organizar y compartir información, de tal manera que se fomenta el trabajo colaborativo entre los empleados de una organización. Para llevar a cabo su cometido, crea sitios web a los que se puede acceder simplemente por medio de un navegador, como Edge, Chrome o Firefox. A grandes rasgos, podemos identificar dos formas sistemas principales de hospedaje tanto del sitio web creado como de los archivos que se desean almacenar. Por un lado, este puede llevarse a cabo de manera on premise. Es decir, por medio de servidores que se encuentran físicamente en la oficina o en las instalaciones de la empresa. O, por el otro, también es posible optar por un almacenamiento en la nube.
En este último caso, la aplicación a utilizar sería SharePoint Online. Esta solución, cuyas licencias pueden adquirirse tanto de manera específica como a través de algunos de los packs disponibles de Microsof 365, aporta todas las ventajas de la versión on premise y, además, incluye el almacenamiento en la nube de Microsoft, así como muchos otros beneficios. A lo largo de las siguientes líneas trataremos de ir desgranándotelos para que puedas hacerte con una imagen clara de cómo puede mejorar tu negocio.
Ventajas que puedes obtener para tu empresa al migrar a SharePoint Online
Por medio de la migración a SharePoint Online puedes obtener la siguiente serie de beneficios
1. Intranet colaborativa
SharePoint Online impulsa el trabajo en equipo con sitios de grupo dinámicos y productivos para cada equipo de proyecto, departamento y división. Comparte archivos, datos, noticias y recursos. Personaliza tu sitio para simplificar el trabajo de tu equipo.
2. Conectividad con OneDrive
Otra de las ventajas que ofrece SharePoint Online es la conectividad con OneDrive. Por un lado, es posible compartir archivos con otros usuarios desde esta ubicación y otorgarles permisos específicos si se almacenan en la ubicación “Mis documentos” de la nube. Y, además, puedes obtener datos analíticos acerca del uso de dichos documentos.
3. Integrado con MS Office
En las aplicaciones de MS Office, los usuarios pueden abrir fácilmente los archivos guardados en la nube de Microsoft y guardar documentos en SharePoint Online. Cuando los usuarios comentan un documento Office y usan el signo @ con el nombre de alguien, la persona mencionada recibe correo con un vínculo al comentario. Al hacer clic en el vínculo, obtendrá acceso al documento y a la conversación.
4. Potente buscador documental
La mayoría de las empresas crea una enorme cantidad de documentos, y puede ser difícil encontrar los que necesita, incluso los que has creado tú mismo. SharePoint Online ofrece una variedad de formas de encontrar los documentos que necesita rápidamente.
5. Facilidad de acceso
Facilidad de acceso para usuarios externos. Con SharePoint Online se soluciona una de las principales carencias de la versión on premise: la falta de un acceso sencillo para usuarios externos a la empresa. Los empleados pueden compartir los archivos almacenados con cualquiera que disponga de una cuenta Microsoft o que tenga una cuenta de este tipo vinculada a su correo electrónico. E, incluso, es posible limitar los permisos, para evitar que los archivos puedan ser modificados o eliminados.
6. Garantías de seguridad
La seguridad de los datos está garantizada por múltiples capas. Como, por ejemplo, seguridad física de los centros de datos, encriptación de los archivos, identidad segura, copias de respaldo periódicas y protección contra el mal uso de los datos.
¿En qué punto está mi transformación a una Intranet con Gestor Documental como SharePoint Online?
Estoy con servidor en local
He empezado con SharePoint
Ya estoy en SharePoint Online
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