Organiza un registro horario sin complicaciones con Office 365
Desde el pasado 12 de mayo, todos los negocios están en la obligación de tener un control «fehaciente» de las horas que trabajan sus empleados. En caso de no hacerlo, se arriesgan a recibir severas sanciones económicas. Incluso, en algunos casos, estas pueden alcanzar una cuantía de hasta 6.250 euros.
Quizá por desconocimiento, muchos empresarios se llevaron, inicialmente, las manos a la cabeza. ¿Implicaba esta norma tener que invertir en un sistema de control de los empleados? Sistemas biométricos, aplicaciones de móvil o incluso el rudimentario sistema de hojas impresas…
Mi suscripción de Office 365, una buena alternativa
Sin embargo, lo cierto es que la solución es bastante más sencilla, si nos amparamos al marco que indica el legislador. Tanto que todos aquellos negocios que disponga para sus usuarios de Office 365 Empresa Essentials o superior tienen en su poder el cumplir con esta nueva normativa sin coste adicional.
El primer paso es utilizar Microsoft PowerApps, la herramienta incluida en Office 365 con la que se permite crear, de una forma totalmente intuitiva, aplicaciones para móviles. Da igual el objetivo de la tarea que se quiera controlar: basta desarrollar una vez la app para que todos los empleados la tengan a su alcance. Además, las PowerApps que se desarrollan obtienen datos de diferentes servidores, permitiendo además tratarlos para que el empleado pueda visualizarlos, modificarlos o crear nuevos elementos desde diferentes dispositivos.
SharePoint registra, protege y audita
En el caso el registro horario de nuestros empleados, podemos servirnos de SharePoint Online como base de datos. La propia Microsoft tiene también plantillas para hacer este seguimiento no solo de las horas de trabajo, sino del lugar en el que se desarrolla. Cada toque de botón registra la hora actual y la ubicación en una tabla tipo lista.
Además, SharePoint incluye los informes de registro de auditoría con los que no solo garantizaremos la seguridad de la información, sino que la podemos ordenarla, filtrarla y analizarla para saber quién ha hecho qué con los sitios, listas, bibliotecas, tipos de contenido, elementos de lista y archivos de la biblioteca de la colección de sitios. Estos registros de auditoría son muy útiles en estos casos en los que las empresas deben cumplir unos requisitos como el control horario de sus empleados.
El centro de seguridad de Office 365 también dispone de un portal de cumplimiento en materia de RGPD para el control dentro de su organización. Se puede acceder a estos centros con la cuenta de administrador de suscripción.
¿Cómo puedes hacerlo? Accede a nuestro webinar
Aunque, como vemos, resulta bastante sencillo poder cumplir con esta nueva normativa, desde AWERTY podemos ayudarle a implementar este registro horario con total comodidad y sin incurrir en gastos extraordinarios. Es por ello que hemos grabado el webinar que llevamos a cabo el pasado 24 de mayo de 2019, en el que dimos una serie de pautas de como activar una App de control horario para cada uno de vuestro usuarios con vuestra suscripción de Office 365.
