Aumenta la colaboración y la coordinación dentro de tu negocio

Aumentar la colaboración y la coordinación de equipos dentro de una empresa resulta también más fácil si tenemos las herramientas adecuadas. La IA no solo nos permite multiplicar el rendimiento a nivel individual. También, según hemos constatado, puede utilizarse de forma efectiva para construir una sólida cultura de equipo.

Varios de nuestros clientes nos han trasladado cierta preocupación en cuanto a que la IA pueda provocar que los empleados descuiden la colaboración para actuar mayormente como lobos solitarios. Los diferentes agentes y asistentes a los que se puede tener acceso en la actualidad permiten ganar en efectividad. También es cierto, además, el hecho de que algunas corporaciones hayan sobre estimulado el uso de esta tecnología puede redundar en un aislamiento para nada deseado.

La idea que deseamos transmitir desde AWERTY es clara: la IA no debe provocar que los empleados trabajen de manera aislada, tratando de sobresalir por encima del resto de sus compañeros. La colaboración debe seguir plenamente en el foco, tal y como ya lo ha demostrado la introducción de tecnologías como Teams. Con ella, todos los trabajadores pueden estar conectados entre sí, más allá de si desempeñan su labor en las propias instalaciones de la empresa o lo hacen de manera remota. Mantener esta conexión es lo que, a medio y largo plazo, puede acabar resultando beneficioso tanto para el negocio como para los propios empleados.

Herramientas para mejorar la coordinación entre equipos que aporta Copilot

Una de las formas de colaboración con Copilot más interesantes puede darse a través de los Copilot Notebooks. Esta tecnología permite que varios usuarios agrupen documentos, enlaces y páginas de OneNote para que una IA pueda responder sobre ese almacenamiento colaborativo. En líneas generales, un modelo de trabajo seguiría los siguientes pasos:

• Incorporamos múltiple documentación procedente del OneDrive de la empresa.
• Añadimos múltiples páginas creadas en OneNote, si la empresa está acostumbrada a utilizar dicha aplicación.
• Agregamos múltiples enlaces relacionados con el tema que vamos a abordar.
• Llevamos a cabo la compartición del Notebook entre las varias personas que forman el equipo.
• Utilizamos el agente de Copilot del Notebook para obtener respuestas a preguntas concretas, generar más resultados, etc.

Una de las últimas novedades introducidas en esta tecnología que más nos ha gustado es que el Notebook generado se mantiene sincronizado. Tanto si accedemos a él a través de la app de Copilot como si lo hacemos directamente desde OneNote. Sin perder en ningún caso el contexto. E, incluso, cuentan con la posibilidad de ir directamente a OneNote desde la app de Copilot seleccionando la opción «Abrir en OneNote». Si optamos por trabajar desde OneNote, la interfaz de usuario parece estar incluso un poco más optimizada. Y, además, hay funciones que no están presentes en Copilot. Algo que podemos interpretar como una forma de potenciar el uso de la IA de Copilot en OneNote. Tal y como ya se ha hecho previamente, por ejemplo, en Word u Outlook.

A nivel de colaboración, creemos que una de las grandes ventajas de los Notebooks es que el contenido siempre está vivo. Si este se queda en un chat, puede quedar completamente fuera de los focos. La colaboración, además, puede darse de manera directa, trabajando todos con un mismo Notebook, o de manera indirecta. En este último caso, con cada usuario trabajando, en primer lugar, en su propio NoteBook con una serie de directrices previamente establecidas por el lider del equipo. Y, a continuación, poniendo luego en común sus resultados.

Qué valor y beneficios pueden ofrecerle los Copilot Notebooks a una empresa

Tal y como ya hemos visto, por medio de Copilot Notebooks podemos transformar información dispersa en decisiones ejecutivas. Por tanto, podemos asegurar que su valor, desde el punto de vista empresarial, puede entenderse a través de cuatro puntos:

• Recopilación de las fuentes. Este apartado incluye documentos, correos, reuniones y cualquier contenido clave del proyecto
• Construcción del contexto. El Notebook organiza y conecta toda la información necesaria para entender una situación de negocio
• Generación de insights. Copilot se encarga de analizar el contenido e identificar relaciones, riesgos y oportunidades. Y, además, aporta comprensión profunda del escenario planteado.
• Impulso de la acción. Las conclusiones se transforman en propuestas, recomendaciones, informes y decisiones listas para ejecutar.

Un Notebook, en resumen, nos da la ventaja de reunir las fuentes relevantes de información en un único espacio de trabajo. En lugar de buscar manualmente en múltiples ubicaciones, los usuarios seleccionan los documentos, correos, direcciones web o reuniones que contienen el conocimiento necesario para trabajar sobre un proyecto concreto. Así, reduce el tiempo dedicado a buscar información, evita la desactualización, facilita el acceso al conocimiento, asegura que todos trabajen con la misma base documental y mejora la trazabilidad y la confianza en la información utilizada.

Cómo aplicar los Notebooks para fomentar la coordinación y la colaboración: un ejemplo práctico

El Notebook actúa como una capa de contexto: le da a Copilot la información a partir de la cual debe llevar a cabo su razonamiento. Y, además, permite concentrar todas las fuentes de un proyecto, de tal manera que proporciona una visión única y contextualizada. Así, unifica la visión de todas las partes involucradas, ellimina interpretaciones basadas en información parcial, acelera los procesos de análisis y decisión, mantiene el foco en la información relevante para cada proyecto y facilita la continuidad entre equipos y departamentos.

Desde un punto de vista práctico, imaginemos que el departamente comercial debe preparar una Propuesta de Valor y Plan de ejecución. El Notebook puede ayudarnos consolidando, en este caso, requisitos del cliente, reuniones de descubrimiento, restricciones presupuestarias, riesgos identificados y casos de éxito relacionados. Todo ello, además, quedará disponible como contexto único para Copilot, transformando documentos aislados en conocimiento conectado.

Analizar grandes volúmenes de información requiere tiempo y experiencia. Muchas veces los riesgos, oportunidades o contradicciones permanecen ocultos a simple vista porque nadie puede revisar toda la documentación de forma exhaustiva. Copilot, una vez cuenta con el contexto apropiado, analiza la información y ayuda a descubrir patrones, relaciones y conclusiones relevantes, conectando la información procedente de múltiples fuentes.

En la Propuesta de Valor y Plan de ejecución de nuestro ejemplo, en este caso, Copilot puede identificar toda una serie de puntos a tener muy en cuenta:

• Requisitos aún pendientes de validar.
• Dependencias técnicas que condicionan el calendario.
• Funcionalidades concretas que deberían abordarse en una segunda fase.
• Riesgos asociados a licencias, integraciones o aprobaciones.

Y, con ellos a mano, podemos pedir que Copilot genere propuestas y documentos complejos útiles para nuestra propuesta.

A partir de los insights obtenidos, Copilot puede generar contenido listo para ser utilizado. El salto del conocimiento a la ejecución resulta mucho más directo. Y, además, acelera la generación de documentos de alto valor, reduce el esfuerzo administrativo, mejora la calidad y coherencia de los entregables. permite dedicar más tiempo a tareas estratégicas e incrementa la productividad individual y de equipo.

Siguiendo con nuestro ejemplo, un responsable comercial puede lanzar el siguiente prompt: «Genera una propuesta ejecutiva para el cliente destacando objetivos, alcance, riesgos y plan de implantación». En apenas unos segundos, Copilot aprovechará toda la información del Notebook para elaborar un borrador perfectamente estructurado y alineado con el contexto del proyecto.

Aprende más apuntándote a nuestro webinar «Copilot Notebooks: de la información a la acción»

Acabamos de explicarte algunas de las ventajas que pueden aportarle a tu negocio las mejoras en colaboración introducidas a nivel de Copilot Notebooks. Y, también, te hemos presentado un ejemplo práctico de su aplicación. Si quieres aprender más acerca de esta tecnología y comprobar cómo podrías aprovecharla en tu empresa, solo tienes que apuntarte al webinar gratuito «Copilot Notebooks: de la información a la acción» que estamos preparando para el próximo jueves 5 de noviembre.

¿Quieres implementar la IA de Copilot en tu oficina? Ponte en contacto con nosotros

En este post te hemos comentado cómo aumenta la colaboración y coordinación de equipos si aplicamos las últimas novedades tecnológicas introducidas en Copilot que consideramos más destacadas. Si quieres implementar la IA de Copilot en tu negocio, desde AWERTY podemos ayudarte a llevar a cabo esta implementación tanto si deseas hacerlo a nivel de Oficina Digital, Infraestructura Cloud o Gestión del Negocio. Si tienes alguna duda o pregunta que plantearnos, ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de darte todas las respuestas que necesites. Sin compromiso.

Nuestro principal objetivo es convertirnos en tu partner tecnológico de referencia. Ante todo, queremos ayudarte y guiarte, para que puedas aprovechar todo lo que la transformación digital y la IA pueden hacer para modernizar tu negocio y multiplicar también su productividad de tu negocio. Nuestros 30 años de experiencia en el sector de las Tecnologías de la Información y la satisfacción de nuestros más de 2.500 clientes son nuestras garantías.