Copilot redibuja la gestión documental en OneDrive y SharePoint

Gestionar grandes cantidades de documentos es uno de los grandes caballos de batalla para todas las empresas. Copilot, con sus últimas novedades para OneDrive y SharePoint presentadas esta misma primavera, redibuja la gestión documental para simplificarla y, a la vez, hacerla más eficiente. Veamos cuáles son sus detalles.

La IA de Copilot, por supuesto, sigue siendo uno de los grandes ejes de negocio para Microsoft. Los máximos responsables de la compañía está plenamente convencidos de que esta tecnología va a ser tremendamente significativa. Tanto, como lo fueron la llegada a las oficinas de los primeros ordenadores personales. Por eso, no es nada raro que la gran mayoría de las innovaciones que va presentando tengan mucho que ver con ella.

Si hablamos específicamente de la gestión de documentos, tanto OneDrive como SharePoint tienen una importancia enorme. Y no solo hablamos de su funcionalidad como depósito en la nube. Ni, tampoco, únbicamente de todo lo que ello implica a nivel de mantener a salvo aquella documentación que no queremos perder ante posibles borrados accidentales o robos de información. Su valor como fondo documental también es importantísimo. Y en eso, precisamente, se centran gran parte de las novedades que nos ha traído Copilot en este aspecto esta misma primavera.

Así redibuja Copilot la gestión documental en OneDrive: búsqueda semántica y mucho más

De acuerdo con la opinión experta de nuestros técnicos, una de las novedades más interesantes que pone al alcance de las empresas la integración de Copilot con OneDrive es la búsqueda semántica. Gracias a ella, los usuarios ya no tendrán que recordad el nombre exacto de un archivo para dar con él. Simplemente, bastará con que lo describan, con sus propias palabras, en el Explorador de Archivos. La IA, en este caso, se encargará de buscarlo en OneDrive, tanto en los documentos que tengamos sincronizados con nuestra máquina como en la nube.

Por ahora, no obstante, esta novedosa característica está siendo desplegada para Windows Insiders y tiene un requisito de hardware muy marcado. Para poder aprovecharla, además de contar con licencias de Microsoft 365 Copilot, es necesario contar con un PC Copilot+. Se trata de máquinas certificadas por Microsoft que cuentan con el hardware necesario para ejecutar la IA directamente en el propio dispositivo. De esta manera, se consigue un rendimiento mucho más rápido y eficiente. Gracias, muy especialmente, a la integración de una NPU (Neural Processing Unit, o Unidad de Procesamiento Neuronal) que requiere menos energía que una CPU o una GPU para tareas de IA. Así, puede ejecutar también funciones exclusivas que precisan de procesamiento local, como Recall, Cocreator o Live Captions.

A nivel de OneDrive Web, además, Copilot puede ofrecer resúmenes de documentos, comparar dos versiones de un mismo documento o extraer puntos clave de un archivo pdf. En este último caso, sin necesidad si quiera de abrirlo. Todo ello, además, desde dentro del entorno Microsoft 365, con todas las garantías de seguridad ya aplicadas. Y sin que sea necesario tampoco extraer de allí los documentos para llevar a cabo esas tareas. De acuerdo con nuestros técnicos, esta capacidad de la IA resulta especialmente práctica para empresas que manejan un gran volumen de documentos, ya sean contratos, informes, propuestas, etc. Sobre todo, porque puede marcar la diferencia a nivel de ahorro de tiempo, con lo que se puede, a su vez, aumentar significativamente la productividad.

Funcionalidades de IA agéntica para librerías de archivos en SharePoint

Las capacidades de IA agéntica que llegan esta primavera a SharePoint van un paso más allá de las última novedades introducidas en este ecosistema. A finales del año pasado, ya se introdujo un botón de acciones de IA en las librerías de documentos. Su objetivo principal era ofrecer más velocidad la hora de buscar documentos, obtener respuestas o llevar a cabo acciones de IA en esos documentos.

El pasado mes de marzo, ya se hizo posible el uso de lenguaje natural no solo para entender el contenido. Además, el lenguaje natural podía usarse también para construir y gestionar sistemas a su alrededor. Como, por ejemplo, páginas, listas, librerías y flujos de trabajo estructurados. Ahora, desde esas bases, es posible captar contenido compartido, crear capacidades reutilizables para flujos de trabajo con múltiples pasos y crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones e, incluso, otros resultados estructurados desde contenido que ya está almacenado en SharePoint. Y sin salir de la biblioteca. De acuerdo con nuestros técnicos, esta capacidad permite que el repositorio se convierta en un activo: ya no es tan solo un punto de almacenamiento de información.

Apúntate a nuestro webinar «IA y Gestión Documental – Aprovecha las últimas novedades en SharePoint»

Si quieres saber más acerca de las funcionalidades más destacadas de IA a nivel de gestión documental que están llegado en estos momentos a SharePoint, apúntate al webinar «IA y Gestión documental – Aprovecha las últimas novedades en SharePoint» que estamos preparando para el próximo 28 de mayo. En ella te explicaremos cómo puedes aprovechar las diferentes innovaciones que está introduciendo Microsoft en esta tecnología a través de su integración con Copilot y cómo podemos ayudarte desde AWERTY a sacarles el máximo rendimiento a través del ecosistema Microsoft 365.

¿Quieres saber más acerca de cómo mejorar la gestión documental? Ponte en contacto con nosotros

A lo largo de estas líneas te hemos explicado cómo la IA de Copilot redibuja la gestión documental en OneDrive y SharePoint con algunas de sus últimas novedades. Si quieres acceder a esta tecnología, puedes hacerlo a través de algunos de los packs de Microsoft 365 que ponemos a tu alcance desde AWERTY. No obstante, si tienes alguna duda o pregunta que desees plantearnos, ponte en contacto con nosotros. Te daremos todas las respuestas que necesites. Sin compromiso.

Nuestro objetivo, ante todo, es convertirnos en tu partner tecnológico de referencia. Queremos guiarte y ayudarte para que puedas aprovechar al máximo todo lo que la transformación digital y la IA pueden hacer para modernizar tu negocio y hacer que sea más productivo. La satisfacción de nuestros más de 2.500 clientes y nuestros 30 años de experiencia en el sector de las Tecnologías de la Información son nuestras mejores cartas de presentación.