Reuniones telemáticas más efectivas: la importancia del factor humano
Todos buscamos reuniones telemáticas más efectivas. Elegir la tecnología más adecuada, por supuesto, es vital, pero tampoco hay que olvidar otra clave básica: el factor humano. Combinar adecuadamente las novedades técnicas con un enfoque que priorice ese aspecto nos acercará a nuestro objetivo.
El teletrabajo, sin duda, ofrece un gran número de ventajas. Las reuniones telemáticas nos permiten conectar con el resto de nuestros compañeros sin que importen las distancias. No obstante, eran algo muy poco habitual hasta que se desató la emergencia sanitaria provocada por la COVID-19. Su irrupción obligó a muchas empresas a acelerar la implementación de una tecnología que apenas habían usado. Y, por tanto, un gran número de sus trabajadores se encontró de golpe ante un escenario inédito.
Cómo no, se multiplicaron las opciones para mantener reuniones de manera remota. El fallo de la gran mayoría es que estaban pensadas para usuarios en parte ya acostumbrados a este entorno tecnológico. Por tanto, muchas no eran precisamente fáciles de utilizar. Y, además, su manera de funcionar podía resultar un poco caótica. El bombardeo de información era demasiado intenso para muchas personas. Seguir el hilo era muy complicado. Todo aumentaba de forma exponencial. A más participantes, mayores dificultades. Por eso, era necesario humanizar su funcionamiento. Hacer que la comunicación fuera más clara y accesible. Y ese es uno de los campos en los que Teams se ha centrado en los últimos tiempos.
Reuniones telemáticas más efectivas: las últimas novedades de Teams
Las últimas novedades en Teams, el hub de comunicaciones de Microsoft, tienen muy en cuenta el factor humano. Por un lado, se ha desarrollado un modo, Juntos, que presenta un escenario más familiar en reuniones multitudinarias. El resto de participantes, gracias a la tecnología de segmentación de la IA, se sitúan en un entorno compartido. Como si todos estuvieran en una misma habitación. Así, se reducen las distracciones, resulta más fácil captar señales no verbales y la conversación fluye de forma más natural.
La segunda novedad desarrollada en Teams para humanizar los encuentros telemáticos es la Vista dinámica. Se trata, fundamentalmente, de una serie de mejoras destinadas a potenciar el atractivo de estos eventos. Por un lado, se pueden aplicar filtros para desenfocar el fondo y evitar que el entorno distraiga a los compañero. O, si se prefiere optar por una vista de galería de todos los participantes. Para que la comunicación fluya, además, se pueden activar subtítulos automáticos para la persona que esté hablando o usar emoticonos. Y también, finalmente, se puede dividir la reunión principal en salas más pequeñas.
La tercera novedad, por su parte, por medio de My Analytics, permite al usuario aislarse en parte de la vorágine comunicativa. Si lo necesita, puede indicar qué horas o días precisa que estén enfocados completamente en hacer su trabajo. De esta manera, se silencian las notificaciones de los equipos seleccionados durante el tiempo requerido. Finalmente, la cuarta novedad proporciona una herramienta para comprobar el ánimo de los trabajadores. Se trata de la extensión Reflect Messaging. Con ella, se pueden plantear preguntas para comprobar el equilibrio entre vida personal y laboral y cuantificar su bienestar. Las cuestiones pueden ser estándar o personalizables y las respuestas pueden ser públicas o privadas.
Comunicación con empleados de primera línea y protección de datos
Microsoft Inspire, el evento anual para partners de Microsoft, ha presentado además otras novedades en una edición muy especial. Este 2020, a causa de la emergencia sanitaria, se celebra de manera telemática, En cuanto a Teams, en su tercer aniversario, se ha hecho un especial hincapié en los trabajadores de primera línea. Fundamentalmente, por medio de la mejora del control de la agenda y la implementación de un control de horario. Además, se ha potenciado la comunicación segura y eficiente con Teams Walkie Talkie. Se trata de una función en preview que se integra con varios dispositivos.
Otro aspecto clave en el teletrabajo, más incluso que las reuniones telemáticas más efectivas, es la seguridad. En este caso, centrada en los equipos que utilizan los usuarios para conectarse desde sus casas: Endpoint Data Loss Prevention. Esta función, actualmente en preview, lleva las capacidades existentes de Data Loss Prevention de Microsoft 365 a estos dispositivos. Su objetivo es aumentar el cumplimiento y proteger información sensible.
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