Ventajas de migrar a Microsoft 365: aprovecha el momento

Migrar a Microsoft 365 siempre supone un importante número de ventajas. Ya sea tanto desde otros softwares de productividad como para solucionar el fin de vida de varias soluciones Microsoft on premise, tal y como va a pasar a partir del próximo 14 de octubre. En este posts vamos a recordarte las más importantes.

Dentro de apenas unos días, soluciones como Microsoft Office 2016 y 2019, Exchange Server 2016 y 2019, Skype for Business 2016 y 2019, Visio 2016 y 2019 y Project 2016 y 2019 van a alcanzar su fin de vida. O, dicho de otra manera, dejarán de recibir las correspondientes actualizaciones de seguridad, posibles correcciones de errores y soporte técnico. Ante esta circunstancia, la recomendación principal que ha lanzado Microsoft es migrar a Microsoft 365.

De esta manera, según ha reiterado la multinacional estadounidense, aquellos que se vean afectados por este fin de vida no solo podrán seguir operando con normalidad. Además, también podrán disfrutar de las ventajas a nivel de operatividad, disponibilidad y cumplimiento normativo que ofrece el salto a la nube y permanecer a salvo de posibles vulnerabilidades de seguridad relacionadas con el software antiguo que puedan surgir en el futuro.

Qué ventajas concretas aporta Microsoft 365 a nivel de productividad y ahorro de costes

Entre las múltiples ventajas de migrar a Microsoft 365 podemos destacar, en primer lugar, beneficios a nivel de productividad. El hecho de que los usuarios puedan manejar aplicaciones con las que se encuentran ya muy familiarizados, como Word, Excel, Outlook o PowerPoint, reduce su curva de aprendizaje en comparación con otras soluciones de terceros. Además, también se reduce de manera considerable el periodo de inactividad una vez consumada la migración, ofreciendo en todos los casos una experiencia de usuario fluida, incluso en el caso de que se manejen diferentes dispositivos en la rutina diaria.

A nivel de ahorro de costes, mientras, este se produce de manera efectiva al recurrir a una solución unificada en lugar de a múltiples soluciones puntuales. Siempre, además, con la posibilidad de sumar o reducir licencias en función de los picos concretos de trabajo que pueda tener una empresa. Así, por ejemplo, resulta posible reducir prácticamente a más de la mitad el gasto que puede suponer contar con softwares específicos para acceso remoto, inicio de sesión único, acceso condicional y multifactorial, protección antivirus, adminitración de dispositivos, almacenamiento, etc. comparado con todos esos servicios comprendidos en una única licencia de Microsoft 365.

Beneficios a nivel de seguridad y colaboración que aporta la migración a Microsoft 365

En cuanto a los beneficios a nivel de seguridad, la migración a Microsoft 365 permite contar con protección mejorada en múltiples aspectos:

• Gestión de la identidad y acceso. El uso de Microsoft 365 permite asegurarte de que las personas y entidades que consideras más adecuadas cuentan con una capacidad de acceso a los recursos que sigue las directrices aplicadas por la empresa en cada caso concreto.
• Protección de datos. Mediante el uso de tecnologías como Data Loss Prevention (DLP) o el control de versiones, puedes asegurarte también en todo momento de la integridad de los datos que maneja tu negocio. Y, además, también puedes contar con las garantías de seguridad y cumplimiento normativo que te ofrece la nube de Microsoft.
• Seguridad en los dispositivos. La solución incluye también su propia tecnología antivirus, diseñada para hacer frente a amenazas avanzadas de virus y malware. Así, puedes asegurarte también de que los dispositivos que se conectan a tu red corporativa cuentan también con el grado más alto de protección.

Desde el punto de vista de la colaboración, mientras, cuentas también con múltiples opciones. Por un lado, gracias a la coautoría de documentos, múltiples usuarios pueden trabajar a la vez en un mismo archivo. De tal manera, que todos pueden estar al día, con la misma versión del mismo, sin tener que recurrir a múltiples versiones enviadas a través del correo electrónico que pueden acabar provocando desincronizaciones. Además, con una herramienta de comunicaciones como Teams, todos pueden mantenerse en contacto a través de múltiples vías: chat, chat de voz, llamadas de teléfono, videollamadas, reuniones, etc. Incluso, con la posibilidad de crear salas específicas para equipos concretos de gente. De esta forma, se fomenta tanto la colaboración como el trabajo en equipo en toda la empresa.

Factores diferenciales en la aplicación de la IA por medio de Microsoft 365

La IA generativa, accesible en este caso por medio de la tecnología Microsoft Copilot, puede ayudar también a los usuarios de Microsoft 365 a simplificar su día a día. Para ello, todos cuentan con integración en aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote de Copilot Chat. Se trata, en este caso, de la vía de acceso gratuito a la IA que ofrece Microsoft para todos los que dispongan de una licencia de Microsoft 365. Una vía que resulta muy práctica en múltiples ámbitos.

Así, por ejemplo, pueden pedir ayuda para múltiples tareas. Como, por ejemplo, generar un documento, extraer datos de una hoja de cálculo, crear una presentación o pedir un resumen del correo entrante. Así, en todos estos escenarios, y muchos más, pueden aumentar de manera considerable su productividad. En caso de contar, además, con una licencia de pago de Copilot, las posibilidades de uso de esta tecnología se multiplican también de manera exponencial.

La IA, además, también tiene su correspondiente aplicación a nivel de seguridad. Muy especialmente, en un entorno como el actual, en el que esta tecnología ya está siendo utilizada por los cibercriminales para crear nuevas amenazas en forma de virus, malware o ataques de phishing. En este sentido, las funcionalidades de seguridad de Microsoft 365 cuentan también con un adecuado respaldo de IA y, sobre todo, se basan en una premisa de confianza cero o Zero-Trust. Es decir, se trata cualquier conexión a la red corporativa como si proviniera de un entorno no controlado. Y, por otro lado, también puedes tanto reducir la complejidad y los costes como simplificar la administración desde la nube. Para, de esta manera, permitir un impulso de la productividad por medio de la IA.

Cómo podemos ayudarte desde AWERTY a llevar a cabo la migración

Si quieres aprovechar las ventajas de migrar a Microsoft 365, ya sea desde otras soluciones de productividad o desde software on premise, desde AWERTY podemos ayudarte a hacerlo a través de un proceso en seis pasos:

• Descubrimiento. Te ayudamos a explorar qué funcionalidades y beneficios puede ofrecerle Microsoft 365 a tu negocio. Descubre hasta qué punto puede cambiar tu manera de trabajar en un entorno que va desde sus herramientas de colaboración hasta las funcionalidades de seguridad que incluye esta solución.
• Definición de los datos a migrar y cronograma. Trabajando codo a codo contigo, identificamos y clasificamos los datos y documentos que necesitas trasladar. Ya sea desde otras soluciones en la nube o desde soluciones on premise. Entre estos datos se incluyen los correos electrónicos, los archivos, los contactos y los calendarios. Y, además, definimos también el cronograma de trabajo que vamos a seguir.
• Licenciamiento. Te ayudamos a elegir el plan de licenciamiento de Microsoft 365 que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Escoger bien es fundamental. El objetivo es asegurarnos de que todos los usuarios tengan las licencias adecuadas para acceder a las herramientas y servicios que necesiten.
• Migración Pre-Stage. Una vez llegados a este punto, iniciamos una migración preliminar de los datos, evitando que el trabajo de los usuarios se vea afectado. Por medio de este paso transferimos la mayor parte de la información de manera anticipada,. Para, de esta forma, minimizar al máximo el tiempo de inactividad durante la migración final.
• Corte y activación. En este paso completamos la migración final de los datos y activamos las correspondientes cuentas de usuario en Microsoft 365. A partir de este momento, los usuarios ya tienen todos sus datos transferidos y pueden empezar a trabajar en su nuevo entorno.
• Formación y mantenimiento. Proporcionamos formación para los usuarios, para que puedan familiarizarse con las nuevas herramientas y procesos de manera adecuada. Y, además, establecemos un plan de mantenimiento y soporte continuo. Así, aseguramos en todo momento una transición suave y solventar eficientemente cualquier problema que pueda surgir.

¿Tienes alguna duda o pregunta que plantearnos? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ofrecerte todas las respuestas que necesistes. Sin compromiso. Ante todo, queremos convertirnos en tu partner tecnológico de referencia. Queremos ayudarte y guiarte para que puedas aprovechar todo lo que la transformación digital y la IA pueden hacer para modernizar tu negocio. Nuestros casi 30 años de experiencia en las Tecnologías de la Información y la satisfacción de nuestros más de 2.500 clientes son nuestras mejores cartas de presentación.