Cómo compartir documentación con personal externo a la oficina
Cómo compartir documentación con personal externo a la oficina, tanto con clientes como con proveedores. Y, sobre todo, hacerlo de forma segura. Esa es una preocupación que puede afectar a un elevado número de empresas. Las Tecnologías de la Información, no obstante, ponen una solución muy eficaz a nuestro alcance.
Establecer una buena comunicación y compromiso con clientes y proveedores es tan importante como hacerlo entre los empleados. ¿Qué te parecería crear una extensión para tu portal de intranet y dedicarlo a personas ajenas a la organización, pero con las que deseas colaborar? ¡Eso es lo que hacen las extranets! Un sitio de portal de extranet se define como un lugar digital donde se puede compartir contenido con cualquier persona externa a una organización. También permite, además, colaborar en varios procesos.
Lo más destacado de una configuración de este tipo es que se pueden organizar todos los contenidos importantes en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier parte. El paso inicial de creación, además, se facilita por medio del acceso a diferentes tipos de plantillas predeterminadas, tanto para generar una intranet como para crear una extranet. En cuestión de minutos, podemos tener el sitio que necesitemos configurado y en funcionamiento. Bajo estas líneas puedes ver un pantallazo sobre esta parte del proceso de creación.
Si buscas cómo compartir documentación con personal externo a tu oficina de manera ágil, con SharePoint Online, puedes crear una extranet sin que se trate de un proceso demasiado complejo. Para ello, debemos seguir tres pasos principales, a los que se les suma además uno adicional.
SharePoint Online como herramienta para compartir documentación con personal externo
En primer lugar, cabe recordar que desde SharePoint podemos sencillamente compartir las carpetas con las que ya estamos realizando la gestión documental de nuestra empresa. Este modelo, no obstante, conlleva serios riesgos de seguridad y la posibilidad de que aparezcan errores en la compartición por parte de los usuarios. Por este motivo, desde AWERTY recomendamos crear un portal extranet en un sitio de SharePoint distinto al de la gestión documental, o intranet interna. Esto nos permite compartir todo el sitio, desde la página de entrada. Algo que, además de permitirnos ofrecer una imagen externa más moderna, también posibilita dar otros contenidos interesantes para los clientes aparte de la documentación. Como, por ejemplo, noticias o calendarios. A continuación puedes ver un ejemplo de página de entrada a una extranet.
A la hora de compartir, esta acción se realiza exactamente igual a como lo haríamos desde una biblioteca de SharePoint o desde OneDrive. Pero, en este caso, aparte de dar permisos a la biblioteca o carpeta a la que queremos dar acceso, también lo haríamos al sitio principal de la extranet. La forma de compartir contra usuarios externos, además, sería siempre a través de la conveniente aportación su dirección de correo electrónico. No conviene utilizar accesos anónimos, dado que, de esa manera, sería imposible saber en todo momento quién accede, descarga, edita o borra información gracias a los servicios de Auditoría. Bajo estas líneas puedes ver un pequeño ejemplo de estos servicios.
Cómo supervisar cambios y avisos en una extranet creada con SharePoint Online
Es posible recibir notificaciones concretas cuando un cliente, proveedor o empleado hace algún cambio en las carpetas compartidas desde la extranet. Así, podemos llevar a cabo un seguimiento de esos cambios. Desde el propio SharePoint es posible utilizar la opción de «Avisarme» para carpetas o documentos en concreto. Y eso, de manera muy sencilla, ya nos permite tener un control bastante preciso de lo que sucede en nuestra extranet. Por ejemplo, cuando un cliente añade nuevos documentos a una carpeta, se genera un correo desde el propio SharePoint a nuestra cuenta de correo con el listado o enlace a los documentos añadidos. Bajo estas líneas puedes ver un pantallazo de esta interesante opción que nos ofrece SharePoint.
Si las alertas configuradas por medios de la opción «Avisarme» de SharePoint no fueran suficientes, también es posible añadir flujos personalizados con Power Automate. Con esta herramienta de Microsoft, podría configurarse estos flujos personalizados con mas detalle, para detectar patrones más concretos o filtrar acciones de forma más precisa. Como, por ejemplo, notificar a la persona encargada de una carpeta concreta de la extranet la incorporación de un nuevo documento a esa carpeta.
Con Power Automate, de hecho, las posibilidades de introducir automatismos para generar avisos son infinitas. Así, podemos enviar correos automáticos, mensajes directos por Microsoft Teams al usuario o a un equipo concreto, según los parámetros establecidos, o, incluso, avisar al teléfono móvil por medio de una notificación Push.
Desde AWERTY te ayudamos a crear y gestionar la extranet de tu empresa
¿Necesitas un modelo flexible de compartición de información entre tus colaboradores o clientes y tus usuarios? Podemos ayudarte. Desde AWERTY ofrecemos tanto los servicios de puesta en marcha de tu extranet con SharePoint Online, así como todo lo relativo al mantenimiento y la gestión continuada en materia de seguridad. Ante todo, queremos ser tu partner tecnológico de referencia, ayudarte y guiarte para que puedas aprovechar todo lo que te ofrece la transformación digital. Si tienes alguna duda o pregunta que plantearnos sobre cómo aprovechar una extranet, ponte en contacto con nosotros. Sin compromiso. Estaremos encantados de darte una respuesta.
